S O F T W A R E A D M I N I S T R A T I V O K O N E X U S E R P P A R A P Y M E S
CONOCE NUESTROS MÓDULOS
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CICLO DE INGRESOS
Este ciclo es una importante herramienta para la atención a clientes.
Ventas
El software administrativo Konexus ERP permite realizar una cotización y administrarla hasta su aceptación, recibir directamente un pedido y cerrar su venta, o bien, operar en modo de mostrador a través del punto de venta. Con una sola captura controla la secuencia del proceso de ingresos; genera la información para la facturación electrónica normada por el SAT, cuentas por cobrar y contabilidad. Al cerrar una venta se afectan los inventarios de almacenes, se genera la impresión de formatos de entrega y se ejecutan automáticamente los registros contables. El módulo cuenta con la funcionalidad requerida para realizar ventas con remisiones y facturación electrónica en todas sus modalidades, cortes de ventas por turno y control de caja, devoluciones, etc.
Facturación
Controla automáticamente la generación de las facturas por ventas efectuadas, emite los CFDI a través de un PAC autorizado por el SAT y envía correos a los destinatarios definidos, con los archivos XML y PDF. Controla las devoluciones y cancelaciones electrónicas siguiendo el mismo proceso. En el caso de ventas a crédito, con base en el plazo asignado en la línea del cliente y las condiciones de venta, genera los movimientos necesarios para el registro de las cuentas por cobrar.
Cuentas por cobrar
Administra la cobranza según las condiciones de negocio establecidas con cada cliente. Proporciona informes de las cuentas por cobrar consolidando importes por cliente, próximos vencimientos, cobranza vigente y vencida, antigüedad de saldos, emite estados de cuenta por cliente, etc.
CICLO DE EGRESOS
Proveedores
El software administrativo Konexus ERP facilita el registro de sus proveedores en el sistema para posteriormente relacionarlos con las órdenes de compra que se generen. En este módulo también son registrados los acreedores que la empresa maneja tales como teléfono, luz y compañías de servicio en general.
Compras
Las funciones contempladas en este módulo agilizan el proceso de adquisiciones en la empresa; desde el momento en que un usuario interno realiza requisiciones de compra, el sistema identifica el lugar de destino de los artículos o servicios solicitados. Genera los formatos de requisiciones, órdenes de compra, y los envía por correo electrónico a los proveedores. Ofrece consultas de su estatus y de las partidas que las integran. Interactúa con el módulo de Almacenes generando las entradas por compras a recibir, con cuentas por pagar para relacionar las facturas recibidas con la orden de compra que la corresponde.
Control de almacenes e inventarios
El software administrativo Konexus ERP Permite crear dinámicamente los almacenes que la empresa requiera para su mejor operación; desde un simple almacén de papelería, hasta el más completo control de almacenes de materias primas, o artículos terminados, es administrado por este módulo. El manejo de inventarios es administrado a través de las interacciones con los módulos de compras y ventas con lo cual se mantienen actualizados sus datos permanentemente. Movimientos internos como transferencias entre almacenes y actualización por inventarios son operados en este módulo.
Cuentas por pagar
Las facturas electrónicas recibidas, timbradas por el SAT, son integradas automáticamente al sistema, registrando de manera simultánea la provisión del pago y su póliza contable, con lo que se minimiza la captura, prácticamente nadie digita un dato. El módulo administra los pagos a realizar de acuerdo con las condiciones establecidas con cada proveedor. Proporciona consultas de adeudos detallando los pedidos y facturas que los originan, cuáles de ellos están en periodo vigente de pago, cuales están próximos a vencer y aquellos que están vencidos. Cuenta con la facilidad de generar archivos para subir instrucciones de pagos múltiples a los bancos, los cuales interactúan con las bancas electrónicas que lo permitan. Interactúa automáticamente con los módulos de Cuentas Bancarias y Contabilidad.
Control de Gastos
Permite el registro de asignación de dinero a los empleados de la empresa para que efectúen pagos de manera directa, sin que medie en el proceso una requisición u orden de compra. También genera automáticamente el registro de acreedores para que el gasto sea comprobado, sea o no deducible.
Caja chica
Para el control de los gastos efectuados por caja chica, permite el registro de la asignación por persona, así como el control de la fecha de comprobación. Ambos módulos Gastos y Caja chica interactúan automáticamente con Cuentas Bancarias y Contabilidad.
CICLO ADMINISTRATIVO
Producción
El software administrativo Konexus ERP permite controlar los procesos de producción bajo dos métodos:
a) Integral. - A través de parámetros se definen, procesos, insumos, costos, etc., que intervienen en la manufactura de un producto; con este método se controlan los recursos, costos, procesos y tiempos empleados en la producción.
b) Órdenes de Trabajo. - Con este método el sistema permite definir los insumos necesarios para la producción de un artículo y obtiene los costos que su producción implicará, generando la orden de producción.
En ambos métodos, el módulo interactúa con Almacenes y Órdenes de Compra.
Flujo de Efectivo
La interacción de los módulos de Cuentas Bancarias; Cuentas por Cobrar; Cuentas por Pagar y Registros Contables, permite la generación de escenarios del comportamiento que tendrán las finanzas de la empresa. De una manera integral, puede observarse el flujo financiero y mover en una matriz los importes de ingresos o egresos de acuerdo con la planeación deseada, logrando ver el comportamiento del flujo con datos reales. Las proyecciones que se realicen no mueven los registros de los módulos que interactúan con Flujo de Efectivo.
Control Financiero de Proyectos
Su objetivo es permitir a la empresa obtener un estado de pérdidas o ganancias de un proyecto, ejemplo: la venta especial de una fecha; la construcción de un inmueble, la ejecución de un proyecto técnico, etc. Permite registrar el presupuesto de ingresos y egresos del proyecto, e ingresar los diferentes movimientos de facturación, cobranza, gastos, etc., relacionados con el mismo. Interactúa de manera automática con los módulos de Facturación, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cuentas Bancarias y Contabilidad.
Estadísticos
Con base en los datos registrados en los módulos de Facturación, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, el sistema genera datos estadísticos que, a través del uso de filtros, permiten la obtención de información que apoya al control interno y la toma de decisiones. Esta información es presentada con mayor detalle con la funcionalidad del sistema de inteligencia de negocios.
Cuentas Bancarias
Controla las cuentas de los diferentes bancos con los que opere la empresa manejando sus saldos en la moneda de origen; registra los depósitos y retiros de manera automática a través de los módulos de Cuentas por Cobrar, por Pagar, Gastos y Caja Chica. Permite efectuar transferencias entre cuentas de la misma empresa, o de otras registradas en diferentes bases de datos controladas en el sistema (movimientos inter - compañías); proporciona saldos consolidados de chequeras, etc., todo lo anterior, generando registros contables automáticos. Realiza conciliación de cuentas bancarias utilizando los estados de cuenta importados de bancas electrónicas.
Contabilidad
El módulo de Contabilidad es el corazón de Konexus ERP, en él, todos los módulos depositan sus registros convirtiéndolos en pólizas contables, las cuales son elementos base para la generación de estados financieros y reportes diversos. Cuenta con una estructurada guía contabilizadora, la cual es el elemento que utilizan todos los módulos para identificar las cuentas a las cuales se les harán los cargos y abonos contables. Al tener un registro contable 100% en línea, el sistema permite obtener información financiera, veraz y oportuna.
Konexus ERP lleva a cabo los cálculos que permiten presentar la información de la empresa, tanto en reportes financieros, como los que deben ser enviados al SAT (pólizas contables, balanza de comprobación, estados de resultados). Los reportes financieros son adecuados a las necesidades particulares de cada empresa, por lo que, pese a tener formatos estándar, en cada caso se desarrollan los reportes personalizándolos a la necesidad de la empresa contratante.
Costos
Lleva a cabo la aplicación de costos por cada una de las salidas que tenga el almacén, aplicando para ello el método de costeo que se defina en sus parámetros generales. Obtiene los costos basándose en los importes de las órdenes de compra y los gastos que se les relacionen a éstas. Interactúa automáticamente con los módulos de Compras, Almacenes y Contabilidad.
Control de Activos Fijos
Automatiza el control de los activos fijos; controla los periodos de amortización, ejecuta los cálculos y genera los registros contables automáticamente. Adicionalmente cuenta con la facilidad de registrar la asignación de los activos identificando la persona que los custodia o administra.
OTROS MÓDULOS
Administración
A través de este módulo, el sistema permite parametrizar las características particulares de la empresa, dando con ello toda la flexibilidad que nuestros clientes requieren para que el sistema se adecue a sus necesidades.
Seguridad
El software administrativo Konexus ERP permite definir los perfiles o puestos que la empresa contempla en su estructura organizacional, asignándole las facultades de acceso que deben tener en el sistema; posteriormente, liga estos perfiles a los usuarios finales que ingresarán los datos o realizarán consultas de la información contenida en su base de datos.