Generalmente los movimientos de egresos son mayores en volumen que los de ingresos, su carga de trabajo en horas hombre es alta, por ello debe de tenerse bien definido los procesos y soportes documentales para su control.
La primera norma de CONTROL INTERNO es que los egresos deben quedar registrados el día en que son efectuados, su captura es indispensable para efectos de costeo y control del flujo de efectivo, vigilemos que no queden egresos pendientes por registrar en el sistema.
La operación de los egresos se define en varios procesos y módulos del sistema: Cuentas por pagar, Gastos, Viáticos, Caja Chica. Generalmente el pago a proveedores y el pago de servicios como luz, teléfono, etc., están normados en el proceso de Cuentas por Pagar; los gastos variables se controlan desde los otros procesos.
Definamos que egresos son deducibles y cuales no, y que documentos fiscales o no fiscales los debe soportar; determinemos de qué forma se asignarán los recursos o se efectuarán los pagos (transferencias, cheques, efectivo) en que módulo del sistema se registrarán (Cuentas por Pagar, Gasto, Viáticos o Caja Chica).
Los CONTROLES INTERNOS de las compras deben tener congruencia con los registros de entradas al almacén y la actualización de inventarios, por lo que las ordenes de entrada de almacenes deben ser generadas basadas en las órdenes de compra, lo cual debe estar contemplado por su sistema con una interacción automática entre los módulos.
Cada uno de estos eventos deben ser congruentes entre sí y sus comprobantes, emitidos por el sistema, deben dar un CONTROL INTERNO CRUZADO, es decir, poder ser conciliados entre sí, para ver que se respetó la norma establecida y todos en su conjunto “amarran” la operación del día.
Hasta la próxima.
EL BUEN ADMINISTRADOR KONEXUS.
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