Típicamente el ciclo operativo de ventas puede contemplar tres pasos: La cotización, el pedido y el cierre con la generación de los comprobantes de la venta, ya sea nota de venta o factura electrónica.
La emisión de la factura con el timbrado electrónico y el correo de envío al cliente del PDF correspondientes deben emanar de la captura de la venta, no ser un registro en sistemas independientes.
Los CONTROLES INTERNOS de la venta deben tener congruencia con los registros de salidas del almacén y la actualización de inventarios, por lo que las ordenes de salida de almacenes por pedidos deben ser generadas basadas en las ventas, lo cual debe estar contemplado por su sistema con una interacción automática entre los módulos.
Las sanas prácticas administrativas recomiendan establecer un control interno de cobranza, físico o virtual (caja de cobranza), para llevar un adecuado registro del ingreso $ por ventas, este elemento no debe de convivir o ser utilizado para el manejo de gastos o caja chica.
Si la venta fue pagada con crédito interno de la empresa, se debe ingresar al control de Cuentas por Cobrar, lo cual debe estar contemplado por su sistema con una interacción automática entre los módulos. Cada uno de estos eventos deben ser congruentes entre sí y sus comprobantes, emitidos por el sistema, deben dar un CONTROL INTERNO CRUZADO, es decir, poder ser conciliados entre sí, para ver que se respetó la norma establecida y todos en su conjunto “amarran” la operación del día.
Hasta la próxima
EL BUEN ADMINISTRADOR KONEXUS
Comments